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Retour sur le GouvCamp 2013 – Rêver de faire mieux de façon pragmatique!

Comment la technologie, la collaboration et les communications numériques peuvent améliorer la mission des gouvernements ? 

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C’est autour de cette question que près d’une centaine de personnes se sont réunies pour la 2e édition du GouvCamp qui s’est déroulée le 20 février dernier à Québec en pré-ouverture du WAQ. Voici un compte rendu des faits saillants de l’événement.

L’idée de créer un GouvCamp est venue de Sylvain Carle en 2010. C’est par un message vidéo de l’initiateur qu’a débuté l’événement.

C’est avec tristesse que je ne peux être avec vous, mais c’est avec joie que je vois la tradition du GouvCamp s’implanter et poursuivre sur sa lancée au Québec. – Sylvain Carle

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Thèmes multiples et discussions enrichissantes

Avant de débuter les échanges, les animateurs Patrick Leduc et Mathieu invitent les participants à voter pour les sujets qu’ils souhaitent voir aborder. Le sujet le plus populaire lors de cette édition du GouvCamp a été, sans grande surprise, les médias sociaux. Mais d’autres thèmes ont également été abordés, tels : l’accès aux médias sociaux, les outils collaboratifs interministériels, les données ouvertes, la mobilité et les suites du rapport Gautrin.

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Sujet 1 : les médias sociaux

«On fait des relations sociales et non des relations publiques sur les médias sociaux.»

Les contenus qui ne sont pas nécessairement en lien direct avec la mission de l’organisation ont une fonction sur les médias sociaux, ils sont susceptibles de rejoindre ou même de toucher davantage les gens. Lors des échanges, on évoque une certaine réserve concernant les messages trop prudents. Les gens veulent percevoir des émotions, des valeurs, affirme un participant!.

Mais jusqu’où peut-on aller à ce niveau en tant qu’organisation gouvernementale? Des messages ludiques qui suscitent de l’intérêt sont-ils bien perçus à l’égard de la responsabilité civile? Une certaine réserve est soulevée certes, mais il est important d’établir une relation avec l’utilisateur afin qu’il puisse avoir du plaisir à nous suivre et à interagir avec nous. Le défi est de trouver le bon ton, trouver son style.

«Il faut avoir la confiance de nos patrons et de nos collègues sur les sujets que l’on va aborder sur les médias sociaux. Il est important d’avoir des contacts directs avec les bonnes personnes au sein de l’organisation.»

Sur les médias sociaux, ça prend du naturel. On ne peut pas se permettre de faire valider notre message et de répondre sur les réseaux 3 jours plus tard. L’instantanéité dans les réponses est important; il ne faut pas attendre que le train passe.

Est-ce qu’on doit répondre à tout sur les médias sociaux? Au moins, répondre «Merci!», affirme un participant. Et il peut arriver exceptionnellement qu’il faille répondre à des heures atypiques par rapport à l’horaire normal des organismes publics.

«Ne pas y aller (sur les médias sociaux), ça coûte cher.»

Les médias sociaux permettent d’être en contact direct avec les citoyens, de se créer un réseau et des relayeurs d’information. Il faut que leur utilisation réponde à un besoin et il faut savoir le type d’information que l’on désire y véhiculer. L’avantage de l’utilisation des médias sociaux réside beaucoup dans la création d’un réseau. D’où l’importance d’aller sur les médias sociaux en adaptant les valeurs et la culture des différentes communautés.

«Ce n’est pas d’intégrer les médias sociaux qui est difficile, ce qui est difficile, c’est de changer nos processus avant de les intégrer.»

Avant tout, il est essentiel de prévoir davantage de souplesse dans nos processus de travail et affranchir certaines barrières hiérarchiques. Il ne suffit donc pas d’avoir des lignes de communication bien définies pour bien intégrer les médias sociaux.

Sujet 2: Faire de la veille sans accès sur les médias sociaux

«La confiance est gratuite, la sécurité coûte une fortune.»

Pour la grande majorité des employés de la fonction publique, la veille sur les médias sociaux est difficile, puisqu’un grand nombre d’entre eux n’ont pas accès aux réseaux sociaux à leur travail.

Quelles sont les solutions mises en place pour palier à ce problème ? La clé selon plusieurs participants est de toujours justifier notre demande d’accès dans le cadre de ce que l’on fait dans notre travail. Lorsque notre besoin est bien établi, il est plus facile de rencontrer notre patron pour lui justifier notre demande d’accès.

Il peut parfois être nécessaire dans certains cas de faire intervenir un responsable de la sécurité de l’information. Dans tous les cas, montrer que puiser de l’information sur le Web nous permettra d’en tirer des bénéfices dans le cadre de nos fonctions est la meilleure solution.

Au-delà de cela, est-ce réellement pertinent de bloquer  l’accès aux médias sociaux? Pourquoi ne pas donner accès à tous, tout simplement? «Il faut éduquer, communiquer avec notre employeur.» Les craintes relevées par les participants sont notamment reliées à la perte de temps par les employés, à la perte de contrôle de l’information, mais surtout à la méconnaissance de ces outils à l’interne.

Dans ce contexte, les organisations sont-elles prêtes à intégrer les médias sociaux en milieu de travail? Il est d’abord important de se donner le temps en tant qu’employé d’apprivoiser ces nouvelles technos. Et pour aider à démystifier et réduire les craintes de nos dirigeants, il faut les informer, les éduquer et les accompagner. De toute évidence, il y a un changement de culture important à effectuer en passant du mode contrôle à confiance, ont souligné plusieurs participants.

Une participante souligne que dans son organisation, l’ouverture aux médias sociaux s’est d’abord faite au sein de sa direction des communications. L’organisation a par la suite créé un comité d’accessibilité sur les médias sociaux à l’interne regroupant différentes unités et depuis, avec la volonté de leur dirigeant, les médias sociaux sont ouverts à l’ensemble de l’organisation (sans toutefois encore être promu). La prochaine étape est d’offrir une activité de sensibilisation pour l’ensemble des gestionnaires. Si les employés sont bien encadrés, cela peut être très favorable, affirme la participante.

Sujet 3: Les outils collaboratifs interministériels

«Tu innoves, car tu désobéis.»

Le besoin de communiquer plus efficacement entre les employés du gouvernement est évident et partagé par l’ensemble des participants. Qu’est ce que vous voyez comme outil de collaboration pour qu’on puise avancer à ce niveau? Comment pouvons-nous échanger de l’information entre nous de façon plus efficace? A-t-on réellement une volonté au gouvernement pour mettre en place des outils interministériels?

«On a la technologie nécessaire, mais l’organisation ne semble pas mûre actuellement pour le mettre en œuvre.»

En ce moment, il existe une liste de diffusion s’adressant aux webmestres du gouvernement du Québec. Elle inclut 697 membres et permet de communiquer et de s’envoyer des messages.

Toutefois, cet outil présente plusieurs limites. Certains doivent maintenant faire approuver leur message avant publication. Les documents sur la liste sont archivés sur le serveur, mais ne sont pas rendus disponibles (bien que c’est une chose qui pourrait se faire éventuellement). Il demeure difficile d’échanger, vu le manque de possibilités et de structure de l’outil. Des petits groupes sont donc créés ici et là à différents niveaux gouvernementaux et on s’éparpille.

Que faire? Consulter les ministères et organismes et mieux définir notre besoin à l’interne en matière d’échange d’information serait un bon point de départ pour déterminer quel outil à mettre en place, indique un participant. À la suite de ce commentaire, à tour de rôle, les participants ont évoqué certaines fonctionnalités qu’ils aimeraient voir dans un éventuel outil collaboratif interministériel :

  • un endroit pour stocker les documents;
  • une plateforme collaborative pour échanger avec une possibilité de recevoir des alertes;
  • la création de groupes de travail sur des sujets spécifiques;
  • la création d’un réel patrimoine commun où les échanges sont structurés et où l’information est facilement accessible et sécurisée.

4. Données ouvertes

Quand on parle de données ouvertes, on parle de données en format ouvert, accessibles, exploitables et réutilisables. Que pouvons-nous faire en matière de données ouvertes au sein de nos organisations? Devons-nous nous concentrer sur la libération et/ou l’exploitation de données?

«Les organisations publiques savent que le site donnees.gouv.qc.ca existe, mais attendent des directives claires pour déposer des données.»

Le portail de données ouvertes a été lancé au mois de juin 2012 sous l’ancien gouvernement. Plusieurs participants soulignent le fait qu’aucune ligne directrice officielle ne leur a été donnée jusqu’à présent. Actuellement, le nouveau gouvernement doit s’approprier en quelque sorte le projet.

Cependant, le portail existe et on peut y déposer de la donnée. Il est donc possible à l’interne de lancer des initiatives et de rendre des données disponibles. Une fois les données ouvertes, elles peuvent être réutilisées librement, ce qui favorisera, par le croisement de données existantes, la création d’applications, voire de nouveaux services.

«Se concentrer à l’interne sur la libération de la donnée, va permettre le développement et la cocréation de services par la société civile.»

«Des données ouvertes, c’est de l’expérimentation.»

Au Directeur général des élections (DGE), lors des dernières élections, on a expérimenté la libération de données. Les employés ont créé un fichier d’hébergement à côté de leur serveur et ont partagé des données cartographiques (circonscriptions) et les résultats des élections pour que les gens puissent concevoir des applications. Le site La soirée des résultats a été créé par des développeurs bénévoles avec ces données.

Sans contredit, l’État a difficilement les moyens d’offrir des services inachevés, en test ou en expérimentation. Si un ministère «se plante», cela peut facilement créer un débat, souligne un participant. Lorsqu’on ouvre nos données, il y a certainement des problèmes qui surgiront (ne serait-ce que des problèmes d’encodage). Que faire dans ce cas? Au DGE, ils ont demandé aux gens d’être tolérants : «on débute là-dedans, on expérimente, la donnée n’est donc pas formatée parfaitement. » Les gens ont bien réagi.

«Le gouvernement est dans un mode produit, il doit passer en mode collaboration avec les citoyens.»

Dans l’actualité, on parle beaucoup de corruption. Si tous les contrats étaient ouverts, il y aurait moins de problèmes, affirme un participant. Le but de tout cela? Rétablir la confiance. Les citoyens ont besoin de reprendre confiance avec leurs institutions.

Sujet 5: La mobilité

La mobilité est un canal essentiel qu’on ne doit pas négliger au gouvernement. Il y a un fort lien avec le thème précédent, considérant qu’en libérant des données, des applications mobiles seront créées.

Le Responsive Web Design peut être une orientation à considérer davantage au sein du gouvernement, affirme un participant. Cette approche consiste à configurer notre site Web afin qu’il puisse facilement s’afficher sur petit écran. On adapte le développement et le visuel en conséquence sans changer la manière de naviguer.

Bien entendu, tout dépend de ce que notre clientèle a réellement besoin, mais plusieurs s’entendent pour dire que ce n’est pas au sein du gouvernement que les applications mobiles doivent être créées, mais bien à l’externe par la réutilisation des données ouvertes.

Sujet 6 : Rapport Gautrin… les suites

«Comme travail de collaboration interne-externe de mémoire ça ne s’était pas encore vu.»

Sous le dernier gouvernement, M. Henri-François Gautrin, député de Verdun et leader parlementaire adjoint du gouvernement a été mandaté pour mener des travaux sur l’utilisation du Web 2.0 au gouvernement et proposer des stratégies d’action afin que le Québec puisse en tirer tous les avantages possibles.

Le rapport a été déposé officiellement à l’Assemblée nationale et a été rendu public le 2 mai 2012. Il est actuellement en ligne sur le site du Ministère du Conseil exécutif (MCE) : « Gouverner ensemble : Comment le Web 2.0 améliorera-t-il les services aux citoyens ? »

Le rapport comprend 32 recommandations sur les questions de transparence gouvernementale, de participation citoyenne et de collaboration entre les employés de l’État. Il est le fruit d’une vaste consultation, d’abord sous forme traditionnelle auprès des dirigeants de la fonction publique québécoise, puis sous forme de débat sur Internet auprès des employés de l’État et du grand public (www.consultationgautrinweb2.gouv.qc.ca).

Lors de la conférence de presse du 2 mai 2012 des actions concrètes ont été annoncées et le gouvernement s’est engagé à mettre en œuvre toutes les recommandations du rapport Gautrin. Comment s’annoncent les suites maintenant sous un nouveau gouvernement?

Il serait difficile de ne pas continuer à aller de l’avant compte tenu du contexte actuel où le gouvernement s’expose à des dépassements de coûts pour les projets et à la corruption, affirme un participant. De plus, comme l’ancien gouvernement s’est commis au conseil des ministres en faveur de l’ensemble des recommandations du Rapport Gautrin, on ne peut plus reculer.

Le gouvernement ouvert semble vu par les différents partis politiques comme une solution. Actuellement, on constate que le ministre Bernard Drainville, ministre responsable des Institutions démocratiques et de la Participation citoyenne, prend un leadership et démontre un vif intérêt sur le sujet.

«Un véritable projet de société autour du numérique doit se créer.»

Les suites du GouvCamp…

Thierry Goulet, responsable de l’organisation du GouvCamp, nous a déjà présenté les premières suites du GouvCamp en créant un groupe sur LinkedIn : Le Web et le gouvernement.

Remerciements

Merci aux animateurs de l’événement, Patrick Leduc et Mathieu, merci aux organisateur du Web à Québec pour leur grande (et précieuse) collaboration et pour leur appui, merci à Marie-Andrée Vézina et Sandrine Charron pour leur aide logistique le jour de l’événement et surtout, un énorme (gigantesque) merci à Thierry Goulet pour l’organisation de cette 2e édition du GouvCamp.

Merci spécial aussi à Clément Falardeau pour ses notes audio qui nous ont été très utiles pour la rédaction de ce compte rendu.

Et en terminant, nous remercions tous les participants qui se sont joints à nous pour le GouvCamp. Cette anti-conférence existe pour vous et grâce à vous!

Quelque chose à ajouter?

Vous étiez présent lors du GouvCamp et vous constatez que nous avons oublié des sujets dans notre compte rendu? N’hésitez surtout pas à commenter cet article, il nous fera plaisir de vous lire. Vous n’étiez pas présent au GouvCamp mais vous aimeriez participer aux échanges, vous pouvez vous aussi commenter l’article, c’est gratuit, mais très enrichissant!

Par Joëlle Bernard en collaboration avec Patrick Parent, E-Gouv Québec

À lire aussi sur notre blogue :

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  1. Gou
    4 avril 2013 à 12:57

    Merci Joëlle et Patrick pour le compte rendu!

  2. 29 avril 2013 à 07:58

    Un compte rendu riche. Je suis complètement d’accord sur le fait que les médias sociaux ont bouleversé la donne des relations entreprise publique et usagers. Il reste qu’il faut s’adapter à ses nouveaux usages pour ne pas être largué.

  3. 29 avril 2013 à 14:00

    C’est très détaillé et mérite une grande réflexion. Je ne sais pas si on en fait en France mais ce serait vraiment une de ces choses qui devraient être mis à l’ordre du jour dans leurs grands conseils mais bon, faut pas rêver! Sinon à mon avis, parce que les échanges ont pris de l’ampleur notamment grâce aux réseaux sociaux, peut-être est-il temps pour les gouvernants de s’y appliquer autrement que dans le privé.

  4. 7 mai 2013 à 15:42

    Entre ministère cela pourrait alléger les procédures je pense en offrant une réponse immédiate aux demandes. Pour ce qui est des réseaux sociaux, un gouvernement « instable » ou peu populaire ne va pas se risquer à s’exposer sur cette place publique même virtuelle.

  1. 8 avril 2013 à 06:31

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