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Retour sur le WAQ 2013 – L’intranet 1.0, symptôme d’une vision d’organisation à transformer

Yann Sadok

WAQ 2013 – Yann Sadok en entrevue avec notre collègue Marie-Andrée Vézina. (photo : Patrick Parent)

(Premier article de deux) L’avènement des plateformes mobiles modifie la façon dont nous accédons à Internet. Jumelées à l’omniprésence dans nos vies des médias sociaux et à l’utilisation de la messagerie instantanée, ces technologies font de nous des internautes différents de ceux que nous étions lors de la mise en place des intranets dans nos organisations.

Or, ces intranets ne se sont pas adaptés aux êtres sociaux et mobiles que nous sommes devenus, a constaté le conférencier Yann Sadok lors du récent Web à Québec 2013. Quel outil substituer, alors, à ces dépôts de documents « jolis mais dans lesquels on ne trouve rien »? Les fameux réseaux sociaux d’entreprise?

Et si la solution à la désuétude des intranets ne logeait pas seulement dans le choix d’un outil, si libre et collaboratif soit-il?

L’intranet 1.0, ce mésadapté social

L’intranet de première génération est le reflet de processus de travail que le Web 2.0, en induisant de nouveaux comportements, a rendu dépassés. Il consacre aussi le fait que l’internaute est devenu plus moderne que son organisation

Curieux, l’employé explore et adopte dans sa vie quotidienne les plus récentes technologies numériques, creusant un fossé quasi infranchissable entre ses outils et ceux qu’on lui propose dans son milieu de travail. Son organisation peine à suivre son appétit d’innovation en raison de budgets ou de ressources limitées ou hésite à lui emboîter le pas par méconnaissance ou par crainte des nouveaux outils comme les réseaux sociaux.

En s’imposant comme mode de communication, la mobilité participe à cet écart entre l’internaute et son organisation. Elle offre de l’information géolocalisée, dans un contexte épuré, enrichi par la fameuse réalité augmentée.

Un risque : des réseaux de communication parallèles

En ne s’adaptant pas à cet internaute social, mobile et ouvert au changement, l’intranet 1.0 encourage la création de réseaux ou d’espaces de communication parallèles -des communautés sur Facebook, par exemple- où se partagent des connaissances à laquelle l’organisation n’accède pas. En maintenant la « staticité » de cet outil de communication, les organisations précipitent le mouvement « Bring your own device » -l’utilisation au bureau de son appareil personnel et de ses applications-, détournant le fruit du travail de l’employé vers sa tablette ou son téléphone intelligent.

Portrait robot de l’intranet 2.0

Qu’attendent les internautes de leur intranet? Sadok dresse le portrait robot de l’intranet 2.0 en s’appuyant sur les travaux de l’Observatoire de l’intranet et de la stratégie numérique.

  • Des contenus mis à jour régulièrement que les employés pourront aussi consulter sur leur téléphone intelligent.

  • Des applications accessibles comme sur leur téléphone.

  • Des outils et des interfaces personnalisés répondant à leurs besoins, adaptés à leur façon de naviguer et à leurs activités de la journée.

  • Un espace de partage avec leurs collègues.

  • De l’information permettant de mieux connaître ces derniers (biographie, expériences professionnelles antérieures) sous forme de fiches personnelles inspirées des profils Facebook ou LinkedIn.

  • Un intranet simple comme Google avec un champ de recherche performant.

À ce portrait robot de l’intranet enfin utile et efficace s’ajoutent :

  • la présence d’outils collaboratifs fonctionnant essentiellement à l’aide de logiciels libres;
  • l’existence d’une messagerie instantanée;
  • une meilleure adéquation entre l’intranet et le site Web de l’organisation;
  • un réseau conçu à partir d’un outil ouvert existant plutôt que d’une solution-maison;
  • une gouvernance ne reposant plus entre les seules mains d’une direction informatique, mais plutôt confiée à un groupe réunissant spécialistes des TI et des communications.

L’intranet 2.0 devrait aussi coller à ce qu’est devenu le Web et ses réseaux : une source de nouvelles en continue permettant la création de contenus à plusieurs.

Voilà un portrait qui correspond à celui d’un futur outil collaboratif pour la fonction publique québécoise dressé par les participants au plus récent GouvCamp, selon le compte rendu de cette activité publié récemment dans le blogue d’E-Gouv Québec.

L’intranet 2.0, un vecteur de changements?

Yann Sadok entrevoit plusieurs bénéfices à la mise en place de cet intranet 2.0.

  • La fin du travail en silos par la possibilité de questionner ses collègues sur un dossier ou sur un sujet donné
  • Une réflexion ou un document enrichis plus aisément par le point de vue, l’expertise de ses collègues, ceux qui ne nous entourent pas, qui ne font pas partie de notre équipe immédiate ou qu’on ne pense pas à consulter
  • L’évaluation en continue des programmes, services, façons de faire de l’organisation
  • L’accès aux connaissances de l’entreprise, souvent conservées dans des courriels ou des espaces réseaux réservés à une unité en particulier
  • Le dévoilement dans un espace public des préoccupations des employés et la chance pour les gestionnaires d’y réagir rapidement.

Une vision d’entreprise à renouveler

Les attentes des employés à l’égard de leur intranet sont-elles le reflet de ce qu’ils attendent de leur organisation? Les employés aspirent-ils à un mode de gestion renouvelé plutôt qu’à un simple outil revu et corrigé?

Plus qu’un intranet 2.0, Yann Sadok croit que c’est une vision nouvelle qu’il faut implanter dans nos organisations, celle de l’entreprise connectée. Ce qu’il s’emploie actuellement à faire dans une organisation gouvernementale « de grande envergure » comme il le révèle dans cet article de son blogue. On a hâte d’en savoir plus!

L’intranet incarnerait en quelque sorte la mise en place de cette vision en se transformant en profondeur. Devenu réseau social d’entreprise, il pourrait sortir des frontières de l’organisation, stimulant ainsi la naissance d’un réseau reliant clients, partenaires, employés, fournisseurs.

Comment mettre en place cette nouvelle vision d’entreprise? Je vous expose la vision de Sadok dans un prochain billet.

Raphaël Thériault, E-Gouv Québec

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  1. 29 avril 2013 à 13:54

    Forcément que entre les outils que l’on offre en entreprise et ce que l’on possède ou que l’on voit en privé, si le premier ne suit pas le second on peut vraiment se sentir obligé de reculer et de ressentir une frustration! Les entreprises aujourd’hui ont besoin des internautes et dans ce sens son organisation doit également s’adapter aux habitudes de ces nouveaux prospects.

  2. 7 mai 2013 à 15:39

    Je pense que toute adaptation est possible même en intranet mais le niveau de sécurité devrait être plus élevé car on a accès à des données confidentielles qui sur des supports pouvant facilement être « perdus » peuvent être assez critiques par la suite. En tout cas, se pencher sur la question est une bonne chose.

  3. 15 mai 2013 à 06:05

    Pour les supports mobile, il faut absolument travailler sur la sécurité de l’intranet.
    Car le risque de vol de données est très important. En complément la formation des utilisateurs est à renforcer.

  4. 21 septembre 2014 à 12:12

    Merci pour cet article.

  1. 11 avril 2013 à 06:41

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