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Archive for the ‘Gouvernement’ Category

Une collaboration internationale pour la promotion du Gouvernement ouvert

18 novembre 2013 2 commentaires

Vous le savez, le Web et les réseaux sociaux nous permettent maintenant d’échanger avec n’importe qui d’où qu’il soit sur la planète (à condition d’être connecté, évidemment). Parfois, les simples échanges peuvent aussi se transformer en collaboration bien concrète. C’est ce qui nous est arrivé dernièrement avec un groupe, comparable à E-Gouv Québec, de la Catalogne en Espagne ! Je vous raconte cette belle histoire. Lire la suite…

« Conseillère, Rayonnement et mobilisation », mais encore?

23 septembre 2013 1 commentaire

Au printemps dernier,  Kema Joseph, collègue du gouvernement fédéral, découvre E-Gouv Québec. Elle communique alors avec nous pour en savoir plus sur notre groupe et rédiger un article pour l’intranet du Bureau de la collectivité des communications du gouvernement du Canada (BCC).   Cette rencontre nous offre l’occasion à nous aussi de découvrir que des spécialistes des communications du gouvernement fédéral font un peu comme l’équipe de E-Gouv Québec : ils veillent et partagent les nouvelles et les bonnes pratiques du métier avec leurs collègues. Venait de naître une nouvelle collaboration fédérale/provinciale. 

Voici donc le dernier d’une série de quatre billets sur la collaboration 2.0 à la fonction publique fédérale, par Annie Leblond.

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Alors que je discutais de ma participation au présent blogue avec lui, Patrick m’a surprise lorsqu’il m’a avoué que mon titre de « conseillère, Rayonnement et mobilisation » était à la fois évocateur et intriguant.

Ah oui? Ah bon.

Plus sérieusement, je sais que j’ai un travail peu banal. Je vous ai déjà parlé de notre wiki et de notre site de réseautage social.

En fait, surtout depuis le projet Objectif 2020, mon travail consiste à me déplacer dans les ministères pour parler des outils de collaboration bien sûr, mais pour parler de collaboration, tout court. Lire la suite…

Objectif 2020 – Le grand chef veut notre avis, version 2.0

16 septembre 2013 1 commentaire

Au printemps dernier,  Kema Joseph, collègue du gouvernement fédéral, découvre E-Gouv Québec. Elle communique alors avec nous pour en savoir plus sur notre groupe et rédiger un article pour l’intranet du Bureau de la collectivité des communications du gouvernement du Canada (BCC).   Cette rencontre nous offre l’occasion à nous aussi de découvrir que des spécialistes des communications du gouvernement fédéral font un peu comme l’équipe de E-Gouv Québec : ils veillent et partagent les nouvelles et les bonnes pratiques du métier avec leurs collègues. Venait de naître une nouvelle collaboration fédérale/provinciale. 

Voici donc le troisième d’une série de quatre billets sur la collaboration 2.0 à la fonction publique fédérale, par Annie Leblond.

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Vous connaissez Wayne Wouters? C’est le greffier du Conseil privé, le grand chef de la fonction publique fédérale. Le 7 juin dernier, il a lancé une vaste consultation sur l’avenir de la fonction publique : Objectif 2020.

Comment la fonction publique peut-elle s’adapter à l’évolution rapide du monde, aux nouvelles attentes des citoyens, aux crises, etc. Quelle vision a-t-on pour la fonction publique d’aujourd’hui et de demain?

Ces questions, et bien d’autres, il les pose au grand public…et aux fonctionnaires. Lire la suite…

GCconnex – Le verbe « colléguer », vous connaissez?

9 septembre 2013 1 commentaire

Au printemps dernier,  Kema Joseph, collègue du gouvernement fédéral, découvre E-Gouv Québec. Elle communique alors avec nous pour en savoir plus sur notre groupe et rédiger un article pour l’intranet du Bureau de la collectivité des communications du gouvernement du Canada (BCC).   Cette rencontre nous offre l’occasion à nous aussi de découvrir que des spécialistes des communications du gouvernement fédéral font un peu comme l’équipe de E-Gouv Québec : ils veillent et partagent les nouvelles et les bonnes pratiques du métier avec leurs collègues. Venait de naître une nouvelle collaboration fédérale/provinciale. 

Voici donc le second d’une série de quatre billets sur la collaboration 2.0 à la fonction publique fédérale, par Annie Leblond.

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Oui, oui : « colléguer ». On peut même le conjuguer : Collègue-moi et on reste en contact! Bon, je ne suis pas convaincue que mon néologisme sera un jour retenu par l’Académie française…Par contre, je ne m’étonnerais pas qu’on l’entende de plus en plus souvent à la fonction publique fédérale.

Hein?

Retour en arrière pour un peu de contexte. Lire la suite…

E-Gouv Ottawa

Non, E-Gouv Québec n’a pas de plan d’ouverture d’une succursale à Ottawa, quoique nous soyons en discussion depuis déjà quelques semaines avec nos amis de Zegouv.ca au sujet de certains projets communs. En fait, ce titre accrocheur visait simplement à attirer votre attention sur une belle histoire de rencontre professionnelle comme celles que permettent souvent, enfin assez souvent, les réseaux sociaux.

Il y a quelques jours, Mme Kema Joseph, du Bureau de la collectivité des communications du gouvernement du Canada (BCC), nous a écrit à la suite de sa découverte de notre blogue. Kema voulait en savoir plus sur notre groupe de veille afin d’écrire un article dans l’intranet de son organisation. Lire la suite…

Retour sur le GouvCamp 2013 – Rêver de faire mieux de façon pragmatique!

Comment la technologie, la collaboration et les communications numériques peuvent améliorer la mission des gouvernements ? 

C
C’est autour de cette question que près d’une centaine de personnes se sont réunies pour la 2e édition du GouvCamp qui s’est déroulée le 20 février dernier à Québec en pré-ouverture du WAQ. Voici un compte rendu des faits saillants de l’événement.

L’idée de créer un GouvCamp est venue de Sylvain Carle en 2010. C’est par un message vidéo de l’initiateur qu’a débuté l’événement.

C’est avec tristesse que je ne peux être avec vous, mais c’est avec joie que je vois la tradition du GouvCamp s’implanter et poursuivre sur sa lancée au Québec. – Sylvain Carle

Lire la suite…

Québec : le Carnaval laisse place au numérique!

18 février 2013 1 commentaire

Au moment où le plus grand Carnaval d’hiver au monde prend fin, c’est une semaine très intense numériquement parlant qui se prépare dans la vieille Capitale. En effet, pas moins de 3 événements reliés au Web, aux technologies et aux communications numériques se succéderont du 19 au 22 février 2013. Et naturellement, l’équipe de E-Gouv Québec y sera pour veiller pour vous. Lire la suite…

E-Gouv Québec organise le GouvCamp 2013

22 janvier 2013 2 commentaires
Indications GouvCamp

Affichage modeste comme c’est la tradition lors de Camp.

Encore une fois cette année se déroulera, en marge du WAQ, un GouvCamp, une activité de discussion et d’échange entre passionnés du Web, du numérique, de la techno et interpellés par les défis du gouvernement. Et c’est encore E-Gouv Québec qui se charge de l’organisation cette année.

L’an dernier, Raphaël avait fait un excellent résumé de l’événement. Nous avions alors principalement discuté des données ouvertes, qui étaient le point chaud du moment. Quels seront les sujets de cette année? Y a-t-il eu des réalisations concrètes suite à cette rencontre? Est-ce que les préoccupations ont changé?

Le seul moyen de le savoir est de se présenter le 20 février prochain en après-midi, à l’Espace 400e! Les billets (gratuits) sont disponibles sur EventBrite et nous vous encourageons à proposer un sujet que vous aimeriez aborder lors de la rencontre car c’est vous qui êtes les participants et les interlocuteurs!

Effectivement, un GouvCamp se veut une rencontre en droite lignée avec les autres «camps», concept qui a été importé il y a quelques années au Québec par Sylvain Carle, l’instigateur des GouvCamp. Il ne pourra peut-être pas se présenter cette année, l’animation sera donc assurée par des collègues du gouvernement provincial.

Nous vous attendons et souhaitons une participation aussi grande que l’an dernier, et ce malgré une semaine de février qui s’annonce numériquement assez chargée!

Thierry Goulet. E-Gouv Québec

JIQ 2012 – Les données au service des citoyens et des organisations

20 décembre 2012 1 commentaire

Note : ce billet est le bilan de 4 E-gouviens à la JIQ 2012. Comme nous n’avons pu couvrir toutes les conférences proposées, ce bilan est nécessairement incomplet. Plusieurs des conférences présentées à la JIQ peuvent être consultées sur leur site Web

C’est un regard résolument tourné vers le futur qu’ont jeté sur l’univers des technologies de l’information les participants à la JIQ 2012. Réunis à Québec le 19 novembre dernier, ils ont aussi pris connaissance d’initiatives fort inspirantes dans notre « présent » politique et démocratique.

Engager les citoyens par les données et l’interaction

De plus en plus de gouvernements et d’administrations publiques « s’emparent » des innovations technologiques, notamment dans le domaine des communications et du partage de données, pour engager les citoyens dans leur processus de prise de décision. Ces gouvernements et administrations aspirent aussi à créer un dialogue, des interactions, entre leurs employés et ceux à qui ils fournissent des services.

David Hume, directeur exécutif, Mobilisation des citoyens, pour le gouvernement de la Colombie-Britannique, a partagé avec nous les résultats de la mise en place du plan numérique de sa province. Nous avons consacré un billet complet à l’élaboration, la bonification et l’évaluation de ce plan.

Marie-Andrée Doran, directrice de l’Institut Technologies de l’information et Sociétés (ITIS) de l’Université Laval, est aussi venue partager avec nous les réalisations de « villes intelligentes ». Une ville intelligente est « prospère, citoyenne et durable », observe Mme Doran. C’est un système de systèmes qui se parlent et fonctionnent de façon intégrée.

La ville de Québec fait partie de ces villes intelligentes mentionnées par la directrice de l’ITIS. Comme la Colombie-Britannique, la capitale s’est engagée dans la voie de la libéralisation de ses données et de la révision de ses services en ligne. Les données ouvertes constituent un « potentiel extraordinaire de services pour les citoyens », a déclaré Gilles Noël, de la Ville de Québec, citant par exemple les trajets optimisés pour les personnes en fauteuil roulant développés aux États-Unis à partir de données municipales en format ouvert.

Être intelligent pour une ville, c’est interagir avec ses citoyens pour tenir compte de leurs points de vue. C’est aussi informer sur toutes les plateformes, notamment mobiles. Depuis un an et demi, Québec invite les citoyens à s’abonner à des alertes sous forme de textos. En fonction du quartier qu’ils habitent, les abonnés reçoivent de l’information personnalisée, comme les heures de début des opérations de déneigement ou des avis sur la tenue d’opérations radar.

Les données, le pétrole du 21e siècle

C’est en comparant les données au pétrole qu’un autre invité de la JIQ, Philippe Nieuwbourg a débuté sa conférence portant sur les enjeux stratégiques du « Big Data ». Le volume, la vitesse et la variété des données que l’on trouve aujourd’hui sur le Web représentent un potentiel considérable pour les entreprises.

En citant Albert Einstein – «Try not to become a man of sucess but rather try to become a man of value » – et en nous présentant sa formule mathématique « (volume+vitesse+variété) x visualisation = valeur », monsieur Nieuwbourg a rapidement démontré que le principal enjeu stratégique du « Big Data » consiste à définir adéquatement la valeur à en retirer par une organisation.

Cet important volume de données en facilite l’exploitation (« data mining »).  Celle-ci, par l’étude du profil et des comportements de consommateurs ou d’utilisateurs, révèle des corrélations permettant de déterminer, voire de créer de nouveaux besoins ou de mieux répondre aux besoins exprimés. Niewbourg souligne que le défi actuel est de mettre en place des systèmes qui traitent les données non pas comme on veut, mais dès qu’elles surgissent.

L’incontournable appui politique

David Hume comme Gilles Noël nous ont rappelé que la mise en place d’initiatives numériques pour engager davantage les citoyens dans la vie publique et démocratique ne peut se faire sans une volonté politique ferme de « s’ouvrir ». M. Hume a évoqué la prise de position de la première ministre de Colombie-Britannique, Kristy Clark, en faveur d’un plan numérique. M. Noël a mentionné que l’accès aux technologies et le passage à la mobilité font partie de la planification stratégique de la Ville de Québec, pour la rendre plus attrayante, notamment auprès des jeunes.

La dernière conférencière de la journée, Monique Savoie , de la Société des arts technologiques (SAT) nous a exprimé son souhait d’un plan numérique pour le Québec. Elle nous a rappelé que nous avons besoin non seulement de citoyens qui consomment les technologies, mais surtout de créateurs qui les exploitent.

Prochain rendez-vous pour la JIQ? 19 novembre 2013.

Joëlle Bernard  et Raphaël Thériault, E-Gouv Québec

À lire aussi sur notre blogue :

Un intranet 2.0 dans une organisation publique? Ça se peut!

13 décembre 2012 1 commentaire

Le projet d’implantation d’un intranet 2.0 à la Ville de Québec a débuté au cours de l’année 2010. La refonte de l’intranet a alors été considérée comme une priorité pour stimuler et améliorer la communication interne à la Ville.

L’intranet 1.0 : une source d’information accessoire

L’intranet datait de plusieurs années. Les employés le fréquentaient presque uniquement pour le bottin téléphonique ou la consultation de procès-verbaux.  Il n’était pas considéré comme une source d’information importante.

Par ailleurs, des sondages et des consultations auprès de nos employés nous avaient démontré  qu’il y avait un énorme travail à faire en communication interne. Les employés nous disaient entre autres :

  • manquer d’information
  • travailler en silos
  • ne pas savoir où chercher l’information dont ils avaient besoin dans le cadre de leur travail
  • ne pas connaître les autres services de la Ville
  • ne pas avoir suffisamment de reconnaissance.

De plus, le personnel exerçait des pressions pour que le journal interne ne soit plus imprimé en si grande quantité. Le courriel était également sur-utilisé pour informer les employés sur toutes sortes de sujets, de niveaux d’importance divers. Évidemment, en raison de l’étendue de l’organisation, la circulation de l’information était complexe et les moyens pour rejoindre les employés ne semblaient plus efficaces.

1re  étape : la prise en compte des besoins des employés et des  « générateurs de contenu »

Les employés voulaient un intranet qui soit un outil de travail convivial, qu’ils puissent personnaliser et dans lequel la recherche serait efficace. Certains employés nous ont également dit ne pas le consulter à cause du manque d’accès à des postes informatiques (employés de terrain).

La détermination de ces besoins a conduit à l’adoption d.orientations stratégiques et d’objectifs principaux. En somme, nous voulions concevoir un site :

  • qui soit la 1re source d’information pour l’ensemble des employés
  • qui permette la diffusion et le partage de cette information, en mode collaboratif et participatif
  • dont l’arborescence s’articule autour des besoins et non de la structure administrative
  • accessible directement en ouvrant le poste de travail et à l’extérieur des bureaux de la Ville (à la maison par exemple)
  • qui contribue à renforcer le sentiment d’appartenance et la mobilisation des employés
  • qui facilite le travail des employés, peu importe où ils se trouvent, et s’arriment à leurs habitudes
  • qui encourage le réseautage et stimule la vie sociale
  • que tous les employés s’approprient et consultent régulièrement.

La technologie choisie par le Service de technologies de l’information a été SharePoint 2010. Il faut dire que SharePoint 2003 (WSS) était déjà très utilisé dans l’organisation et que la plupart des services avaient des intranets sectoriels en WSS. Un des objectifs de cette refonte était également de rapatrier tous les intranets sectoriels sous l’intranet de la Ville et d’hiérarchiser l’information.

Pourquoi un intranet 2.0 ?

Dès le départ, nous souhaitions offrir une plate-forme collaborative et participative.  Nous voulions donner des nouveaux outils aux employés pour qu’ils puissent transmettre de l’information et s’exprimer.

Nous espérions aussi que les employés s’approprient réellement l’intranet, que celui-ci ne soit pas seulement l’intranet des Ressources humaines ou des Communications. Nous avons donc donné la parole aux employés, mais de façon encadrée.

Nous avions enfin comme objectif de décentraliser la diffusion de l’information. Dans l’ancien intranet, seul le Service des communications pouvait déposer des documents ou publier de l’information, ce qui était très lourd à gérer. Nous envisagions d’élargir le nombre de diffuseurs en maintenant une équipe responsable du contenu et de la modération sur tout ce qui est publié.

Les principales fonctionnalités 2.0 du nouvel intranet

  • Actualités avec section Commentaires.
  • Babillard pour diffusion des avis de retraites, de l’annonce de l’arrivée de nouveaux employés, des naissances, décès, petites annonces, etc.   Près de 50 fournisseurs de contenu y ont accès.
  • Club social pour les annonces de ce club. La diffusion de ces annonces est réservée aux administrateurs eux-mêmes.
  • Toute la documentation de la Ville alimentée et mise à jour par près de 200 fournisseurs de contenu.
  • Forum  ouvert à tous les employés.
  • Favoris personnalisables par chacun.
  • Mes outils de travail, une section elle-aussi personnalisable.
  • Un accès direct à l’intranet sectoriel de l’employé.
  • La liste des sites de collaboration auxquels l’employé a accès.
  • Bottin avec fiche « enrichie » sur l’employé (description, photo, activité récente, etc.).

Album photos : quelques captures d’écran de l’intranet de la Ville de Québec.

Un vaste chantier qui implique une importante gestion du changement

Implanter un intranet collaboratif, c’est aussi transformer les façons de faire et le travail de plusieurs personnes. Au-delà du concept, de l’architecture d’information, de l’analyse fonctionnelle, de la rédaction de contenu, du design graphique, il nous a fallu penser à la gestion du changement et de la transformation organisationnelle.

La gestion du changement a certainement été un des volets auquel nous avons consacré le plus de temps et d’énergie durant près de 2  ans.  Nous y avons travaillé à l’aide de plusieurs activités de communication.

  • Présentations du projet à tous les gestionnaires.
  • Présentations aux employés.
  • Implication de la Direction générale dans le projet.
  • Rencontres avec des employés pour recueillir les contenus.
  • Conception d’outils de formation (guide, capsules en ligne) et  formation des fournisseurs de contenu de l’intranet.
  • Diffusion d’une vidéo promotionnelle annonçant le nouvel intranet dans l’ancienne plateforme et par les gestionnaires lors des rencontres d’équipes.

Un accueil favorable

Le nouvel intranet 2.0 a été très bien accueilli par l’ensemble des employés et des gestionnaires. Dès les premiers jours, les sections personnalisables telles que Mes outils et Mes favoris ont remporté un tel succès qu’elles ont franchi le maximum d’utilisateurs prévus par le système. Il a donc fallu se réajuster très rapidement et augmenter la capacité de personnalisation.

Depuis le 29 mai 2012, nous avons en moyenne 3 000 visiteurs uniques par jour et au-dessus de 50 000 pages vues quotidiennement. Les 10 principales destinations sont :

  • le bottin
  • les actualités
  • les outils de travail
  • les sites de collaboration
  • le babillard
  • les mouvements de personnel
  • la documentation
  • la section Ressources humaines
  • le club social
  • les intranets sectoriels.

Les forums arrivent au 15e rang. Environ une vingtaine de forum ont été créés depuis le lancement, mais  dans le dernier mois, près de 1 000 visiteurs uniques ont lu au moins un billet sur le forum.

Nous devrons  investir plus d’efforts pour inciter les gens à utiliser davantage le forum, car lorsqu’il est utilisé pour faire des appels à tous, il répond aux besoins des utilisateurs.

Autre fait important à souligner:  aucun commentaire d’employé a dû être retiré de l’intranet . Les gens étant obligatoirement identifiés lors d’une action collaborative dans l’intranet, on observe un phénomène d’autorégulation assez fort.

Les commentaires sur les actualités fonctionnent très bien, surtout lorsque l’actualité concerne directement des employés. Les gens s’en servent beaucoup pour faire de la reconnaissance envers leurs collègues.

Et ce n’est pas fini!

Nous sommes présentement en phase 2 du projet. Cette phase vise l’implantation d’autres fonctionnalités.

  • Calendrier corporatif avec tous les événements et activités de la Ville (internes et externes)
  • Blogues avec blogueurs identifiés et sujets soumis pour approbation à l’équipe responsable de l’intranet
  • Bienvenue aux nouveaux employés – Section personnalisable visible seulement par les nouveaux employés
  • Publication des avis de concours dans l’intranet par les Ressources humaines en remplacement d’un courriel envoyé à tous les employés systématiquement
  • Alertes informatiques – Section en page d’accueil informant les employés des pannes et problèmes informatiques et des travaux informatiques qui peuvent avoir des conséquences  sur leurs outils (mise à jour d’un système, etc.)
  • Étoiles pour évaluer le contenu.

Après cette phase, l’ouverture à l’externe et l’accès aux plateformes mobiles  seront nos prochains défis!

Marie-Ève Humbert, conseillère en communication, Ville de Québec
Collaboration spéciale

En complément :

  •  Entrevue vidéo avec Marie-Ève Humbert et Martin Vézina de la Ville de Québec. Ils y décrivent les principales étapes de conception du nouvel intranet.
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