Archive

Archive for the ‘Ville intelligente’ Category

JIQ 2012 – Les données au service des citoyens et des organisations

20 décembre 2012 1 commentaire

Note : ce billet est le bilan de 4 E-gouviens à la JIQ 2012. Comme nous n’avons pu couvrir toutes les conférences proposées, ce bilan est nécessairement incomplet. Plusieurs des conférences présentées à la JIQ peuvent être consultées sur leur site Web

C’est un regard résolument tourné vers le futur qu’ont jeté sur l’univers des technologies de l’information les participants à la JIQ 2012. Réunis à Québec le 19 novembre dernier, ils ont aussi pris connaissance d’initiatives fort inspirantes dans notre « présent » politique et démocratique.

Engager les citoyens par les données et l’interaction

De plus en plus de gouvernements et d’administrations publiques « s’emparent » des innovations technologiques, notamment dans le domaine des communications et du partage de données, pour engager les citoyens dans leur processus de prise de décision. Ces gouvernements et administrations aspirent aussi à créer un dialogue, des interactions, entre leurs employés et ceux à qui ils fournissent des services.

David Hume, directeur exécutif, Mobilisation des citoyens, pour le gouvernement de la Colombie-Britannique, a partagé avec nous les résultats de la mise en place du plan numérique de sa province. Nous avons consacré un billet complet à l’élaboration, la bonification et l’évaluation de ce plan.

Marie-Andrée Doran, directrice de l’Institut Technologies de l’information et Sociétés (ITIS) de l’Université Laval, est aussi venue partager avec nous les réalisations de « villes intelligentes ». Une ville intelligente est « prospère, citoyenne et durable », observe Mme Doran. C’est un système de systèmes qui se parlent et fonctionnent de façon intégrée.

La ville de Québec fait partie de ces villes intelligentes mentionnées par la directrice de l’ITIS. Comme la Colombie-Britannique, la capitale s’est engagée dans la voie de la libéralisation de ses données et de la révision de ses services en ligne. Les données ouvertes constituent un « potentiel extraordinaire de services pour les citoyens », a déclaré Gilles Noël, de la Ville de Québec, citant par exemple les trajets optimisés pour les personnes en fauteuil roulant développés aux États-Unis à partir de données municipales en format ouvert.

Être intelligent pour une ville, c’est interagir avec ses citoyens pour tenir compte de leurs points de vue. C’est aussi informer sur toutes les plateformes, notamment mobiles. Depuis un an et demi, Québec invite les citoyens à s’abonner à des alertes sous forme de textos. En fonction du quartier qu’ils habitent, les abonnés reçoivent de l’information personnalisée, comme les heures de début des opérations de déneigement ou des avis sur la tenue d’opérations radar.

Les données, le pétrole du 21e siècle

C’est en comparant les données au pétrole qu’un autre invité de la JIQ, Philippe Nieuwbourg a débuté sa conférence portant sur les enjeux stratégiques du « Big Data ». Le volume, la vitesse et la variété des données que l’on trouve aujourd’hui sur le Web représentent un potentiel considérable pour les entreprises.

En citant Albert Einstein – «Try not to become a man of sucess but rather try to become a man of value » – et en nous présentant sa formule mathématique « (volume+vitesse+variété) x visualisation = valeur », monsieur Nieuwbourg a rapidement démontré que le principal enjeu stratégique du « Big Data » consiste à définir adéquatement la valeur à en retirer par une organisation.

Cet important volume de données en facilite l’exploitation (« data mining »).  Celle-ci, par l’étude du profil et des comportements de consommateurs ou d’utilisateurs, révèle des corrélations permettant de déterminer, voire de créer de nouveaux besoins ou de mieux répondre aux besoins exprimés. Niewbourg souligne que le défi actuel est de mettre en place des systèmes qui traitent les données non pas comme on veut, mais dès qu’elles surgissent.

L’incontournable appui politique

David Hume comme Gilles Noël nous ont rappelé que la mise en place d’initiatives numériques pour engager davantage les citoyens dans la vie publique et démocratique ne peut se faire sans une volonté politique ferme de « s’ouvrir ». M. Hume a évoqué la prise de position de la première ministre de Colombie-Britannique, Kristy Clark, en faveur d’un plan numérique. M. Noël a mentionné que l’accès aux technologies et le passage à la mobilité font partie de la planification stratégique de la Ville de Québec, pour la rendre plus attrayante, notamment auprès des jeunes.

La dernière conférencière de la journée, Monique Savoie , de la Société des arts technologiques (SAT) nous a exprimé son souhait d’un plan numérique pour le Québec. Elle nous a rappelé que nous avons besoin non seulement de citoyens qui consomment les technologies, mais surtout de créateurs qui les exploitent.

Prochain rendez-vous pour la JIQ? 19 novembre 2013.

Joëlle Bernard  et Raphaël Thériault, E-Gouv Québec

À lire aussi sur notre blogue :

Un intranet 2.0 dans une organisation publique? Ça se peut!

13 décembre 2012 1 commentaire

Le projet d’implantation d’un intranet 2.0 à la Ville de Québec a débuté au cours de l’année 2010. La refonte de l’intranet a alors été considérée comme une priorité pour stimuler et améliorer la communication interne à la Ville.

L’intranet 1.0 : une source d’information accessoire

L’intranet datait de plusieurs années. Les employés le fréquentaient presque uniquement pour le bottin téléphonique ou la consultation de procès-verbaux.  Il n’était pas considéré comme une source d’information importante.

Par ailleurs, des sondages et des consultations auprès de nos employés nous avaient démontré  qu’il y avait un énorme travail à faire en communication interne. Les employés nous disaient entre autres :

  • manquer d’information
  • travailler en silos
  • ne pas savoir où chercher l’information dont ils avaient besoin dans le cadre de leur travail
  • ne pas connaître les autres services de la Ville
  • ne pas avoir suffisamment de reconnaissance.

De plus, le personnel exerçait des pressions pour que le journal interne ne soit plus imprimé en si grande quantité. Le courriel était également sur-utilisé pour informer les employés sur toutes sortes de sujets, de niveaux d’importance divers. Évidemment, en raison de l’étendue de l’organisation, la circulation de l’information était complexe et les moyens pour rejoindre les employés ne semblaient plus efficaces.

1re  étape : la prise en compte des besoins des employés et des  « générateurs de contenu »

Les employés voulaient un intranet qui soit un outil de travail convivial, qu’ils puissent personnaliser et dans lequel la recherche serait efficace. Certains employés nous ont également dit ne pas le consulter à cause du manque d’accès à des postes informatiques (employés de terrain).

La détermination de ces besoins a conduit à l’adoption d.orientations stratégiques et d’objectifs principaux. En somme, nous voulions concevoir un site :

  • qui soit la 1re source d’information pour l’ensemble des employés
  • qui permette la diffusion et le partage de cette information, en mode collaboratif et participatif
  • dont l’arborescence s’articule autour des besoins et non de la structure administrative
  • accessible directement en ouvrant le poste de travail et à l’extérieur des bureaux de la Ville (à la maison par exemple)
  • qui contribue à renforcer le sentiment d’appartenance et la mobilisation des employés
  • qui facilite le travail des employés, peu importe où ils se trouvent, et s’arriment à leurs habitudes
  • qui encourage le réseautage et stimule la vie sociale
  • que tous les employés s’approprient et consultent régulièrement.

La technologie choisie par le Service de technologies de l’information a été SharePoint 2010. Il faut dire que SharePoint 2003 (WSS) était déjà très utilisé dans l’organisation et que la plupart des services avaient des intranets sectoriels en WSS. Un des objectifs de cette refonte était également de rapatrier tous les intranets sectoriels sous l’intranet de la Ville et d’hiérarchiser l’information.

Pourquoi un intranet 2.0 ?

Dès le départ, nous souhaitions offrir une plate-forme collaborative et participative.  Nous voulions donner des nouveaux outils aux employés pour qu’ils puissent transmettre de l’information et s’exprimer.

Nous espérions aussi que les employés s’approprient réellement l’intranet, que celui-ci ne soit pas seulement l’intranet des Ressources humaines ou des Communications. Nous avons donc donné la parole aux employés, mais de façon encadrée.

Nous avions enfin comme objectif de décentraliser la diffusion de l’information. Dans l’ancien intranet, seul le Service des communications pouvait déposer des documents ou publier de l’information, ce qui était très lourd à gérer. Nous envisagions d’élargir le nombre de diffuseurs en maintenant une équipe responsable du contenu et de la modération sur tout ce qui est publié.

Les principales fonctionnalités 2.0 du nouvel intranet

  • Actualités avec section Commentaires.
  • Babillard pour diffusion des avis de retraites, de l’annonce de l’arrivée de nouveaux employés, des naissances, décès, petites annonces, etc.   Près de 50 fournisseurs de contenu y ont accès.
  • Club social pour les annonces de ce club. La diffusion de ces annonces est réservée aux administrateurs eux-mêmes.
  • Toute la documentation de la Ville alimentée et mise à jour par près de 200 fournisseurs de contenu.
  • Forum  ouvert à tous les employés.
  • Favoris personnalisables par chacun.
  • Mes outils de travail, une section elle-aussi personnalisable.
  • Un accès direct à l’intranet sectoriel de l’employé.
  • La liste des sites de collaboration auxquels l’employé a accès.
  • Bottin avec fiche « enrichie » sur l’employé (description, photo, activité récente, etc.).

Album photos : quelques captures d’écran de l’intranet de la Ville de Québec.

Un vaste chantier qui implique une importante gestion du changement

Implanter un intranet collaboratif, c’est aussi transformer les façons de faire et le travail de plusieurs personnes. Au-delà du concept, de l’architecture d’information, de l’analyse fonctionnelle, de la rédaction de contenu, du design graphique, il nous a fallu penser à la gestion du changement et de la transformation organisationnelle.

La gestion du changement a certainement été un des volets auquel nous avons consacré le plus de temps et d’énergie durant près de 2  ans.  Nous y avons travaillé à l’aide de plusieurs activités de communication.

  • Présentations du projet à tous les gestionnaires.
  • Présentations aux employés.
  • Implication de la Direction générale dans le projet.
  • Rencontres avec des employés pour recueillir les contenus.
  • Conception d’outils de formation (guide, capsules en ligne) et  formation des fournisseurs de contenu de l’intranet.
  • Diffusion d’une vidéo promotionnelle annonçant le nouvel intranet dans l’ancienne plateforme et par les gestionnaires lors des rencontres d’équipes.

Un accueil favorable

Le nouvel intranet 2.0 a été très bien accueilli par l’ensemble des employés et des gestionnaires. Dès les premiers jours, les sections personnalisables telles que Mes outils et Mes favoris ont remporté un tel succès qu’elles ont franchi le maximum d’utilisateurs prévus par le système. Il a donc fallu se réajuster très rapidement et augmenter la capacité de personnalisation.

Depuis le 29 mai 2012, nous avons en moyenne 3 000 visiteurs uniques par jour et au-dessus de 50 000 pages vues quotidiennement. Les 10 principales destinations sont :

  • le bottin
  • les actualités
  • les outils de travail
  • les sites de collaboration
  • le babillard
  • les mouvements de personnel
  • la documentation
  • la section Ressources humaines
  • le club social
  • les intranets sectoriels.

Les forums arrivent au 15e rang. Environ une vingtaine de forum ont été créés depuis le lancement, mais  dans le dernier mois, près de 1 000 visiteurs uniques ont lu au moins un billet sur le forum.

Nous devrons  investir plus d’efforts pour inciter les gens à utiliser davantage le forum, car lorsqu’il est utilisé pour faire des appels à tous, il répond aux besoins des utilisateurs.

Autre fait important à souligner:  aucun commentaire d’employé a dû être retiré de l’intranet . Les gens étant obligatoirement identifiés lors d’une action collaborative dans l’intranet, on observe un phénomène d’autorégulation assez fort.

Les commentaires sur les actualités fonctionnent très bien, surtout lorsque l’actualité concerne directement des employés. Les gens s’en servent beaucoup pour faire de la reconnaissance envers leurs collègues.

Et ce n’est pas fini!

Nous sommes présentement en phase 2 du projet. Cette phase vise l’implantation d’autres fonctionnalités.

  • Calendrier corporatif avec tous les événements et activités de la Ville (internes et externes)
  • Blogues avec blogueurs identifiés et sujets soumis pour approbation à l’équipe responsable de l’intranet
  • Bienvenue aux nouveaux employés – Section personnalisable visible seulement par les nouveaux employés
  • Publication des avis de concours dans l’intranet par les Ressources humaines en remplacement d’un courriel envoyé à tous les employés systématiquement
  • Alertes informatiques – Section en page d’accueil informant les employés des pannes et problèmes informatiques et des travaux informatiques qui peuvent avoir des conséquences  sur leurs outils (mise à jour d’un système, etc.)
  • Étoiles pour évaluer le contenu.

Après cette phase, l’ouverture à l’externe et l’accès aux plateformes mobiles  seront nos prochains défis!

Marie-Ève Humbert, conseillère en communication, Ville de Québec
Collaboration spéciale

En complément :

  •  Entrevue vidéo avec Marie-Ève Humbert et Martin Vézina de la Ville de Québec. Ils y décrivent les principales étapes de conception du nouvel intranet.

Retour sur le colloque «Villes intelligentes, villes durables»

Le 25 avril dernier se déroulait à Québec le colloque «Villes intelligentes, villes durables» organisé par l‘Institut Technologies de l’information et Sociétés (ITIS) de l’Université Laval. De nombreux conférenciers y ont présenté différentes facettes de ces «Smart cities», de l’intelligence des villes et de leurs communautés numériques.

Les lectures que font ces chercheurs et artisans relataient les mutations à l’oeuvre, à Québec ou ailleurs, sur lesquelles Marie-Andrée Doran, directrice de l’ITIS, souhaitait que se penchent les 120 participants à ce colloque. D’entrée de jeu, Sehl Mellouli, Theresa Pardo et J. Ramon Gil-Garcia y ont dévoilé les premiers résultats de leur étude traitant des innovations dans plusieurs villes et communautés intelligentes dans le monde (dont Québec, New York, Philadelphie, Mexico, Macao, Shangaï). Ces résultats allaient donner le ton à l’événement. Des 37 projets évalués et des 87 interviews réalisés auprès d’acteurs impliqués par ces projets, les chercheurs sont parvenu à identifier ce qui est au coeur de ces communautés intelligentes: des projets impliquant l’adoption de nouvelles structures, une utilisation accrue des médias sociaux, des appareils mobiles, des structures collaboratives au centre desquelles la communication et l’interaction entre les institutions et le citoyen permettent de bâtir une culture organisationnelle propice à l’émergence de projets innovants aptes à faire face aux problèmes contemporains de nos communautés.

Les participants ont ensuite pu constater comment s’intégrait ce concept de ville intelligente à Québec alors que Gilles Noël, directeur général adjoint des services de soutien de la Ville de Québec, Jean-Marie Tirbois, directeur des programmes d’affaires chez Almérys et moi-même, coordonnateur chez ZAP Québec, avons présenté des initiatives décrivant comment le numérique peut permettre une participation accrue du citoyen dans sa communauté. Plusieurs des initiatives présentées lors de ce colloque sur les Villes intelligentes se retrouvaient d’ailleurs au dossier de candidature de Québec au titre de Communauté intelligente de 2012 auprès de l’Intelligent Community Forum. Carl Viel, PDG de Québec International, a d’ailleurs souligné que c’était à son sens cette collaboration étroite entre différents acteurs qui faisait déjà de Québec la communauté gagnante alors que tous présentaient ce même souci que leur projet puisse améliorer la vie de nos communautés, de leurs citoyens.

L’après-midi était consacré à l’étude des pistes d’avenir pour les communautés intelligentes, de ces trames porteuses de solutions au niveau économique, de la planification urbaine et des transports notamment. Les présentation «S’inspirer du Web pour penser la ville intelligente», notamment en matière d’infrastructures décentralisées de transport des ressources (Benoît Montreuil, Chaire de recherche en ingénierie d’entreprises, Université Laval) et « Ville intelligente et planification urbaine » (Carole Després, Centre de recherche en aménagement et développement (CRAD)) furent l’occasion de mieux comprendre la proximité et les impacts sociaux de ces importants projets de recherche en termes d’innovations enrichissant notre façon de concevoir les villes intelligentes.

Et il n’était pas question que d’avenir lors de ce colloque, ainsi que l’ont démontré les participants à la table ronde animée par Matthieu Dugal qui réunissait Nicolas Roberge, président d’Evollia et cofondateur de Capitale Ouverte, Claude Racine de la Voix des entrepreneurs en TI de Québec (VETIQ), Jules Bois d’IBM et Nathalie Quirion du Parc technologique de Québec. Le quotidien de ces acteurs, les exemples concrets tirés de leurs expériences en matière d’applications, de collaboration et d’innovation vont bien au-delà de l’imaginaire de l’intelligence, pour reprendre les mots de Milad Doueihi, titulaire de la Chaire de recherche sur les cultures numériques de l’Université Laval qui a conclu cette journée. L’univers numérique modifie notre regard sur le quotidien, mais aussi nos modes de sociabilité. La mobilité, convergence entre les réseaux cellulaires et le réseau Internet, permet de son côté à tous les acteurs d’être en accès permanent au virtuel et transforme la manière dont nous vivons notre quotidien, notre rapport aux autres et notre productivité.

Cette journée aura permis des rapprochements multiples, une réflexion déclinée en plusieurs aspects de réalités et d’innovations numériques en cours ayant un impact sur la ville comme lieu de sociabilité et sur le bien-être de nos communautés. Nous saurons le 8 juin prochain si Québec est nommée «Communauté intelligente de 2012» par l’Intelligent Community Forum. Mais ce colloque nous aura permis de constater que les projets qui y sont actuellement menés, que les innovations et applications actuellement déployées par ses institutions publiques ou de recherche, ses citoyens corporatifs et communautaires en font déjà une Smart City!

Dave G. Pelletier, coordonnateur ZAP Québec
Collaboration spéciale

——–

Biographie de Dave G. Pelletier : Dave est coordonnateur pour ZAP Québec et co-fondateur de Capitale Ouverte, il s’intéresse à la communication politique, aux usages sociaux et culturels des technologies et à leur démocratisation. Il a contribué à divers projets touchant les arts technologiques, les réseaux technologiques communautaires, l’Open Source, le e-Learning, la sémiotique des technologies, la communication politique et les relations publiques numériques, les médias et la démocratisation de la communication.

%d blogueurs aiment cette page :